Como o planejamento do escopo pode ajudar você a evitar problemas de obra?

Atualizado: 22 de Out de 2019

Você que é lojista de franquia de shopping, já fez alguma obra e ela não acabou ficando como você imaginava?


Você acabou gastando mais do que previa, levou mais tempo do que você esperava e teve que abrir mão no meio do caminho de alguns itens que dariam o “tchan” especial, mas que se insistisse neles não conseguiria finalizar a obra seja por conta de grana ou de tempo?


Se isso já aconteceu com você, eu tenho duas boas notícias para você: você não é o único a passar por este tipo de situação, mas não quer dizer que precisa ser assim sempre.


Hoje vamos iniciar uma série de post (e vídeos ilustrados para quem preferir), falando sobre como aplicar as boas práticas de Gerenciamento de Projetos do Guia PMBOK pode salvar você, que é franqueado, multifranqueado ou lojista de shopping, e precisa fazer várias obras para as suas unidades de franquia.


Neste primeiro post vamos falar sobre a importância de planejar e gerenciar o escopo de uma obra.


Para ilustrar, imagine a seguinte situação.


Você está indo viajar para um país totalmente desconhecido, onde língua e a cultura são diferentes.


Você arriscaria esperar chegar ao destino para contratar a sua hospedagem, ou mesmo descobrir quais são os pontos turísticos?


Isso pode parecer loucura, principalmente pra alguém como eu que adora planejar viagens, mas é exatamente isso que muitas pessoas fazem quando o assunto é obra.


Elas esperam começar para descobrirem o que precisa ser feito DURANTE a execução.


Quando falamos em obra, precisamos entender um conceito ensinado no PMBOK.


Num projeto* como uma obra, o planejamento deve ser feito em ondas sucessivas.


Oi? Quando falamos sobre planejamento em ondas sucessivas, queremos dizer que para determinados tipos de projeto não é possível planejar ele do começo ao fim, logo de cara.


Isso quer dizer, que não dá pra ter um orçamento ou uma estimativa precisa de quanto a obra vai custar ou quanto tempo ela irá demorar antes de ter um Projeto de Arquitetura e os projetos das disciplinas complementares, isto é: Ar Condicionado, Estrutura, Hidráulica, Elétrica, Combate a Incêndio, Gás, etc.


Ou seja, o planejamento por ondas sucessivas parte do principio de que uma etapa deve ser concluída, ou ao menos ter sido iniciada, para que a próxima etapa possa ser planejada.


Entenda que para planejar uma obra, o projeto de arquitetura e os projetos complementares servirão de base para mapear o escopo necessário.


Até porque se falarmos em lojas de shopping, os próprios shoppings exigem a elaboração de projetos por profissionais habilitados, antes de liberarem para a execução da obra.


Mas só ter o projeto para apresentar ao shopping resolve?


Claro que não.


Como mencionei acima, o projeto de arquitetura, é a primeira etapa do projeto maior que é ter a loja inaugurada, este faz parte do planejamento.


Dele será possível extrair cerca 80% do escopo da obra.


Para isso, será preciso esquadrinhar o projeto, detalhadamente pois ele fornecerá as informações que devem ser executadas na obra.


Nele será possível verificar o que deve ser feito, como deve ser feito, em qual quantidade, e utilizando quais materiais.


O ideal é “quebrar” o escopo do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, o que chamamos de fases e entregas.


Exemplo: podemos ter fase de elétrica, onde as entregas podemos considerar: instalações de eletrodutos e cabeamento, instalação de tomadas, execução do quadro elétrico, instalação de luminárias, etc.


Porque fazemos isso?


Porque gerenciar pequenas tarefas, é mais fácil que gerenciar um grande projeto, e evitamos a síndrome de Everest.


Síndrome de Everest, é quando estamos na base do Monte Everest, e olhamos ao topo e pensamos: não vamos conseguir!


Mas se olharmos para pontos no meio do caminho, como se fossem degraus de uma escada, logo subir no Pico do Monte Everest, se torna uma tarefa possível.


O grau de detalhamento da entrega deve ser feito conforme o beneficio do gerenciamento.


Lembre-se para cada tarefa, deverá ser gerenciada e controlada a execução. Então cabe a pergunta: vale a pena ter uma tarefa: apertar o parafuso da estrutura metálica?


Quando falamos da asa de um avião esse grau de precisão pode fazer algum sentido, mas quando falamos de uma obra isso não faz sentido algum.



Depois de definir as fases e entregas, um jeito de tornar o escopo com um visual didático é criar uma EAP, isto é, Estrutura Analítica de Projeto.


É uma representação gráfica e hierárquica do escopo do projeto, muito útil para entendimento geral do projeto.


Um exemplo de EAP para uma loja de shopping, é como no modelo abaixo:


Qual o ganho de se fazer um planejamento do Escopo?


Assim, ao planejar uma obra e ter uma visão geral do todo, é possível definir os itens prioritários, o que pode ser desconsiderado, caso um imprevisto aconteça, ou o impacto que terá caso deseja-se fazer uma alteração que não estava prevista.


Sim, obras são cheias de surpresas, mas se você não estiver preparado para lidar com elas, ficará refém delas, ao invés de estar apto de manejá-las a seu favor.


Com a definição do escopo, você poderá computar a quantidade de recursos, sejam eles materiais, ou humanos, sem utilizar da tentativa de erro e acerto.


Costumo dizer que alterar uma parede num projeto de arquitetura, isto é, na fase de planejamento custa apenas uns cliques no mouse, mas na vida real, custam alguns reais, isto quando não estamos falando de materiais importados.


Então é isso.


No próximo post falaremos sobre como planejar o prazo da sua obra, para que ela dure o menos tempo possível e você possa lucrar o quanto antes com a abertura da sua loja.


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Obrigada


*Projeto no sentido amplo da palavra, que quer dizer: Um empreendimento temporário visando um objetivo especifico.

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